Cinq conseils essentiels pour réussir la gestion d'un projet européen

L’écosystème européen comprend actuellement une multitude de programmes et de fonds européens pour tous les domaines et domaines thématiques dans lesquels l’Union européenne développe des politiques et des mesures.

Au vu de cette pluralité de fonds, les gestionnaires de projets doivent s’assurer que les projets attribués sont gérés efficacement et avec efficience, tant sur le plan technique que financier.

Cela implique que, tout au long de la vie du projet, les chefs de projet doivent faire face à plusieurs actions, telles que assurer le respect des normes de la Commission européenne et les engagements contractuels ; superviser les objectifs du projet dans le cadre du budget et l' calendrier approuvé; assurer une communication efficace entre partenaires ; ou maintenir les activités d'information requises à la Commission européenne, entre autres.

Ci-dessous, nous partageons quelques-uns de nos meilleurs conseils pour gérer avec succès une subvention européenne, quelle que soit la portée du projet :

Développer un plan de communication interne efficace

Définir une stratégie de communication au sein du consortium du projet est une étape cruciale. Pour y parvenir, il est conseillé, tout d'abord, de : identifier tous les acteurs qui seront impliqués dans le projet (par exemple, le coordinateur du projet, les partenaires, les sous-traitants, les fournisseurs, etc.).

Une fois identifié, il serait nécessaire definir la forme et les canaux que vous souhaitez utiliser avec eux, du courrier électronique à la vidéoconférence ou aux réunions en face à face.

Enfin, il est nécessaire d’établir règles et protocoles Pour garantir que la communication soit précise, efficace et efficiente : Pour chaque canal de communication établi, les acteurs impliqués, le calendrier et les outils à utiliser doivent être déterminés.

Rédigez votre plan de gestion de projet

Dans la plupart des cas, le plan de gestion de projet est généralement inclus dans la proposition de projet en tant que livrable officiel, qui est soumis à la Commission européenne après les six premiers mois du projet. Dans tous les cas, planifié ou non, le Plan de gestion de projet Ce plan de gestion constituera le document de référence fondamental, aux côtés de la convention de subvention et du règlement du programme de l'UE. Il fournit au consortium des orientations utiles sur :

Organisation du projet et règles de prise de décision : Il faut définir les responsables et établir une structure de gestion capable de gérer la gestion des partenaires et la complexité d’impliquer plusieurs acteurs de différents pays/régions, en déterminant des règles claires pour la prise de décision.

Gestion du changement: Il est très fréquent que des projets nécessitent des modifications en cours d'exécution. Il est donc nécessaire de définir les mesures à prendre et la procédure décisionnelle spécifique pour résoudre tout problème opérationnel, financier ou administratif pouvant survenir pendant l'exécution du projet.

Communication interne: Une part importante du suivi du projet s'effectue via une communication interne quotidienne. Il est important de définir les canaux de communication et les délais correspondants.

Gestion de documents: Au cours du projet, de nombreux documents sont produits, et quelques règles simples doivent être suivies pour faciliter leur gestion. Les responsabilités relatives aux documents, les règles générales de formatage et de mise en page, ainsi que les instructions relatives au niveau de confidentialité des documents doivent également être définies durant cette phase.

Rapports réguliers et suivi des progrès : La Commission européenne suit l'avancement des projets au moyen de rapports périodiques, de livrables, de réunions d'avancement et de bilans. De plus, des rapports internes permettent de suivre l'avancement des projets et d'identifier rapidement les problèmes et les risques, permettant ainsi une gestion proactive. Il est donc essentiel de définir le calendrier des rapports officiels, ainsi que le calendrier et la fréquence des rapports internes.

Utilisez le bon outil de gestion de projet

Le choix du meilleur outil pour gérer un projet européen dépend en grande partie des besoins du projet. Il est essentiel évaluer chaque outil au début du projet planifier et déléguer le travail en fonction des lots de travail, des tâches et des sous-tâches, et du calendrier du projet.

Suivre l'avancement du projet

L’avancement du projet doit être surveillé périodiquement pour s’assurer qu’il est sur la bonne voie et qu’il avance. selon le calendrier du projet et des engagements pris lors de la phase proposée. Afin de suivre l'avancement du projet, les partenaires peuvent être régulièrement sollicités pour des rapports d'avancement technique et évalués selon les trois exigences fondamentales du projet : portée, coût et délaiDe plus, pour vérifier la situation financière du projet et les coûts engagés, les partenaires peuvent être invités à fournir des rapports financiers internes tous les trois à six mois.

Assurez-vous de respecter les réglementations du programme de l'UE auquel appartient le projet

Pour garantir que le consortium respecte la réglementation de l'UE, il est recommandé d'identifier dès le début du projet les documents de référence de base et de l' règlement du programme européen auquel appartient le projet.

Deuxièmement, il est important de clarifier au consortium le sujet de chaque document de référence et expliquer, en profondeur, réglementation financière qui s'appliquent au projet et à ses partenaires. Enfin, il est toujours conseillé de participer aux journées d'information et aux sessions de formation en ligne organisées par la Commission européenne et destinées aux bénéficiaires du projet.

Ces conseils vous aideront grandement à suivre l'avancement de votre projet et à garantir l'utilisation efficace et efficiente de la subvention européenne approuvée. Ils vous aideront également à atteindre vos objectifs. une plus grande collaboration entre les membres de l’équipe, les partenaires et les autres parties prenantes impliquées dans le projet, ce qui est essentiel lors de la gestion d’une subvention européenne.

Chiara Assirelli Pandolfi,

Chef de projet senior UE chez Euro-Funding