Missions commerciales : Porte d'entrée vers de nouveaux marchés

Les missions commerciales sont un outil fondamental permettant aux entreprises exportatrices d'acquérir une connaissance directe du marché qu'elles envisagent de pénétrer. Toutefois, pour en tirer le meilleur parti, il est indispensable d'élaborer un plan d'action complet, couvrant tous les aspects, de la préparation du voyage au retour en Espagne.

Une mission commerciale désigne un voyage d'affaires entrepris par une entreprise dans un pays où elle souhaite exporter ses produits et/ou services. Ces voyages sont généralement organisés par des associations professionnelles ou d'autres organismes tels que les chambres de commerce ou l'ICEX (Institut espagnol du commerce extérieur).
Les missions commerciales ont vu le jour il y a une trentaine d'années et constituent un outil très utile qui permet, entre autres, « de se renseigner directement sur les besoins des clients potentiels, de vérifier si un marché est adapté à la commercialisation d'un produit particulier, de se familiariser avec les circuits de distribution ou d'étudier la concurrence », comme l'expliquent les Chambres de commerce dans leur guide en ligne sur les voyages d'affaires.
Une fois qu'une entreprise a décidé de participer à une mission de cette nature, la première étape consiste à se renseigner sur le pays et les enjeux directement liés à son activité. Pour les chambres de commerce, il est essentiel que les informations recueillies soient concises et portent sur deux axes principaux : le secteur ou le produit sur le marché ciblé (volume des importations, consommation, obstacles à l'importation et à l'exportation, études de marché, etc.) ; et l'environnement socioculturel, économique et commercial du pays (guides d'affaires, guides touristiques, analyses des risques pays, culture et coutumes, etc.).
Autre point important, selon la Chambre de commerce espagnole en Allemagne : préparer des brochures ou des catalogues originaux dans la langue du pays visité, ainsi que des listes de prix. « Il est également conseillé d’inclure dans votre lettre un lien vers le site web de l’entreprise, où les produits et les informations peuvent être consultés en allemand ou en anglais », précise Marisol Ribes, du service juridique et technique du commerce extérieur de la Chambre.
Avant le départ, un plan de visite doit être établi. Le guide en ligne rappelle que « le temps est limité, un programme de réunions bien conçu vous permettra donc d'optimiser votre séjour en Espagne ». Par ailleurs, cet organisme reconnaît que « disposer de bases de données de clients potentiels fiables et à jour est l'une des tâches les plus difficiles, mais aussi les plus cruciales pour la réussite de la mission ». C'est pourquoi l'un des services proposés par la Chambre de Commerce Espagnole en Allemagne s'avère extrêmement utile, car il facilite la préparation d'un agenda pour les entreprises espagnoles se rendant en Allemagne. Marisol Ribes explique qu'« une mission commerciale nécessite une période de préparation minimale de deux mois, durant laquelle diverses démarches sont entreprises ».
Tout d'abord, cet organisme constitue une base de données pour chaque entreprise participante. Une fois cette liste établie, un courrier est envoyé contenant une présentation de l'entreprise espagnole. « Le message comprend une lettre invitant les entreprises à participer à la mission de la Chambre de commerce à Francfort », explique Ribes, « et offre la possibilité aux entreprises espagnoles participantes de rendre visite aux entreprises allemandes intéressées. »
Par la suite, la Chambre de commerce espagnole en Allemagne assure un suivi téléphonique entre les entreprises, ce qui permet de mettre à jour leurs connaissances du marché allemand.
Le rapport que reçoit finalement l'entreprise espagnole contient, outre le calendrier des entretiens, « des informations actualisées sur le marché en question et centrées sur les réactions des entreprises allemandes à la présence d'entités privées espagnoles », explique Marisol Ribes.
Cette institution offre également la possibilité d'organiser des missions commerciales personnalisées pour les entreprises, évitant ainsi la nécessité de se coordonner avec les chambres de commerce ou les associations espagnoles. Selon Andreas Marek, secrétaire général de la Chambre, « ce service vise à offrir à toutes les entreprises espagnoles l'opportunité d'établir leurs premiers contacts en Allemagne, ou, le cas échéant, de consolider les relations existantes ».
Toutefois, il arrive que l'entreprise elle-même soit responsable de la préparation de l'ordre du jour ; dans ce cas, les chambres de commerce recommandent de contacter les bureaux commerciaux, les associations d'entreprises, ICEX, les chambres de commerce à l'étranger ou les institutions du pays de destination.
Toutefois, le guide sur les voyages d'affaires suggère de ne pas « laisser notre agenda exclusivement entre les mains de ces institutions » et ajoute qu'il est conseillé d'utiliser d'autres outils très utiles et, dans la plupart des cas, gratuits, tels que les annuaires d'entreprises.
Une autre recommandation importante consiste à contacter des personnes ayant récemment voyagé dans le pays en question, car « cela vous permettra d'acquérir des connaissances de première main », explique le guide.
Préparation du voyage
Selon les chambres de commerce, un aspect clé du succès des missions commerciales est de bien planifier le voyage, pour lequel il est essentiel d'avoir : des objectifs clairs, une stratégie appropriée et un itinéraire correct.
« Lors de l’élaboration d’une stratégie », explique la Chambre, « il est essentiel de bien définir les personnes à interviewer et les lieux. » Avant le départ, de nombreux détails doivent être finalisés : le voyage, les transports sur place, l’hébergement, les formalités d’entrée et de sortie des différents pays, les conditions sanitaires, les barrières linguistiques, et même le climat.
À cet égard, le guide en ligne recommande d'« avoir un itinéraire qui vous permette de voyager détendu et d'arriver à destination calme et serein », car vous devrez concentrer « toute votre énergie pour bien faire votre travail ». Dans cette optique, il est important de prendre en compte que lors des voyages transocéaniques, les voyageurs arrivent fatigués et auront besoin de temps pour s'adapter au nouveau fuseau horaire.
Une fois sur place, de nombreux autres aspects méritent l'attention de l'homme d'affaires espagnol. La compréhension des coutumes, ainsi que des différences idéologiques et culturelles, contribue grandement à projeter une image professionnelle bénéfique à l'entreprise. Par ailleurs, il est important de se renseigner sur les entreprises visitées, témoignant ainsi d'un intérêt certain.
Concernant les entretiens, les entreprises participantes doivent être prêtes à se déplacer dans le pays hôte pour rencontrer les entités intéressées, si nécessaire. Afin de faciliter ces déplacements, la Chambre de commerce espagnole en Allemagne organise les voyages, réserve les hôtels et met à disposition des interprètes.
De retour au bureau
Tout comme pour la participation à un salon professionnel, c'est au retour d'une mission commerciale que les efforts déployés se concrétisent en accords tangibles. Il convient donc d'établir un rapport détaillant les objectifs atteints, les contacts d'affaires établis et, de manière générale, l'efficacité du voyage, comme expliqué dans le guide en ligne.
« Au vu de toutes ces données, des décisions doivent être prises, soit pour exclure ce pays de la stratégie commerciale, soit pour élaborer un plan d'action visant à introduire nos produits dans le segment approprié pour ce pays », expliquent les Chambres.
Par ailleurs, il ne faut pas oublier certains engagements pris pendant le voyage, comme l'envoi de certains documents, par exemple, ou l'envoi de lettres de remerciement pour les réunions tenues.