Après la pause consacrée au numéro spécial de mars d'IMEX, nous vous proposons la deuxième partie de notre rapport : « Comment optimiser votre participation à un salon professionnel ? » Après avoir analysé tous les points à prendre en compte avant le salon, il est temps de gérer les activités à mener pendant l'événement. La distribution de catalogues mis à jour et la tenue de réunions avec les clients ne sont que quelques exemples des tâches à ne pas négliger.
L'article du 28 février 2004 (« Une bonne organisation, clé du succès en salon ») soulignait qu'un salon professionnel est un outil promotionnel très rentable ; toutefois, la participation ne doit en aucun cas être laissée au hasard. Une fois le choix du salon arrêté, d'autres aspects doivent être préparés : la sélection des produits à exposer, la préparation d'un catalogue, l'envoi de badges et d'invitations aux clients clés, et la sélection du personnel d'accueil des visiteurs, etc.
Il est également important de noter que, compte tenu du grand nombre de stands et du temps limité imparti pour visiter l'espace d'exposition, notre stand doit présenter un design attrayant qui capte l'attention des visiteurs. De même, il est essentiel de mettre en avant les innovations et les nouveaux produits de l'entreprise, ainsi que de fournir des informations intéressantes et utiles. Enfin, tout le personnel du stand doit connaître les objectifs de l'entreprise et être capable de les communiquer clairement.
Outre la communication orale, la distribution de catalogues, de brochures et de cartes de visite est fortement recommandée, car elle permet aux visiteurs de mieux retenir l'information et de s'y référer après le salon. De nombreuses idées sont partagées lors d'un événement ; il est donc essentiel de mettre en avant les plus pertinentes. À cet égard, il est important de rester honnête quant aux informations fournies ; ne promettez pas plus que vous ne pouvez réellement tenir, car sur le marché actuel, un client ne pardonnera pas d'avoir été induit en erreur.
Par ailleurs, vous devez choisir les produits que vous souhaitez présenter au salon et mettre à disposition plusieurs exemplaires que les visiteurs pourront voir, manipuler et essayer. De plus, vous devez partir du principe que le public manipulera la marchandise et vous y préparer. Si vous ne souhaitez pas prendre le risque que les produits soient endommagés, salis ou abîmés, il est préférable de ne pas les apporter.
De même, vous devrez réfléchir à l'emplacement des produits et services ainsi qu'à l'éclairage dont ils bénéficieront sur le stand. À cet égard, vous devez vous familiariser avec la réglementation spécifique applicable à chaque événement, qui concerne notamment les procédures de vente, les conditions de transport et les règles de décoration du stand.
Objectif principal : établir des contacts
Le principal atout des salons professionnels réside dans le réseautage personnel ; les entreprises doivent donc tout mettre en œuvre pour multiplier les rencontres. Antonio Valenti, du cabinet de conseil en commerce international Caltres, souligne dans le rapport « Salons internationaux : comment optimiser sa présence » que « l’idée reçue veut qu’un salon soit dédié à la vente. Cela peut s’avérer vrai dans de nombreux pays où les difficultés douanières à l’importation limitent la vente d’un produit à sa simple présence sur le salon. Mais en réalité, les salons sont avant tout des lieux de rencontre où les entreprises ont l’opportunité de nouer de nombreux contacts et de trouver des personnes et des entreprises intéressées par leurs produits. »
À cet égard, il est important de se rappeler que les visiteurs souhaitent interagir avec un grand nombre d'exposants dans les plus brefs délais. Il est donc essentiel de comprendre quelles informations sont les plus pertinentes pour chaque personne et de se concentrer uniquement sur les données qui les intéressent. Cela permettra d'éviter les attroupements autour du stand, car voir trop de personnes attendre ne donne pas une image positive de l'entreprise et risque de faire fuir les clients potentiels.
Il est également très important de consigner tous les contacts établis pendant le salon. Pour ce faire, vous pouvez préparer des fiches reprenant les coordonnées des personnes rencontrées, telles que leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse, ainsi qu'une brève évaluation de la rencontre.
Selon votre budget, vous pourriez envisager d'offrir un petit cadeau aux visiteurs de votre stand. Cela contribuera à véhiculer une image positive de votre entreprise et à faciliter la mémorisation de vos produits ou services.
Un salon professionnel offre également une occasion exceptionnelle d'approfondir ses connaissances du secteur d'activité de l'entreprise. Il est donc important de s'y rendre, d'analyser la concurrence, de découvrir les nouveaux produits et de prendre des notes afin de pouvoir comparer la situation de ses concurrents.
Le travail se poursuit après la fin de la foire.
Une fois le salon terminé, une part importante du travail lié à la participation à un tel événement sera accomplie. Cependant, certaines tâches resteront à gérer. Antonio Valenti partage cet avis, affirmant que « même si le salon se termine, le travail ne s'arrête pas là, car de nombreuses actions restent à mener pour optimiser le retour sur investissement. »
La première étape consiste à organiser une réunion avec toute l'équipe afin d'analyser les réussites et les échecs. Il est également important d'examiner les résultats et de vérifier si les objectifs fixés ont été atteints. Par ailleurs, il est essentiel de tirer des enseignements des erreurs commises afin d'éviter qu'elles ne se reproduisent.
Juli Simón, PDG de PROFEI SL, société organisatrice de salons professionnels, recommande la rédaction d'un rapport après l'événement. Ce rapport devrait comporter une section technique analysant les points forts et les points faibles de l'événement, les problèmes rencontrés, l'attitude du personnel sur les stands, une description de la concurrence et une comparaison avec d'autres salons du même secteur. Mme Simón conseille également de réaliser un reportage photo de tous les stands et d'analyser les résultats obtenus à court, moyen et long terme.
Plusieurs experts s'accordent également à dire qu'il est essentiel d'envoyer au plus vite une lettre de remerciement à tous les contacts, ainsi que toute information concernant les produits de l'entreprise qu'ils ont demandée pendant le salon.
Antonio Valenti ajoute également qu’« après un délai raisonnable, un plan de visites personnelles aux clients auxquels les offres ont été envoyées devrait être établi afin de tenter de conclure le maximum de transactions ».
L'équipe d'Ifema est plus catégorique : « Le vrai travail commence après la fin du salon. Il est essentiel d'assurer un suivi des contacts établis pendant l'événement. Le salon n'est généralement qu'un point de départ. Tout le travail ultérieur permettra de maximiser le retour sur investissement de la participation à un salon professionnel. »
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